Однодневная командировка

Полезная и понятная информация в статье: "Однодневная командировка". Если в процессе чтения возникли вопросы, то задавайте их дежурному специалисту.

Однодневная командировка

По долгу службы мне приходить постоянно бывать в однодневных командировках, т.е рано утром выезжаю из областного центра в районы области, возвращаюсь вечером. Рабочий день по трудовому договору определён с 8.30 до 17.30, по факту получается с 7.30 до 19.00. Работодатель не выплачивает командировочные (или суточные) мотивируя это тем что однодневная командировка таковой не является и выплаты по законодательству не положены. Вопрос: должны ли выплачиваться командировочные (суточные или кормовые) при однодневной командировке и должна ли выплачиваться компенсация за переработку?

Вопрос относится к городу Курган

Уточнение от 25 июня 2015 — 20:54
Мой вопрос больше относиться к выплате расходов связанных с питанием. Т.к. командировки хоть и однодневные, но достаточно длительные, и приходиться тратить свои деньги на питание. а работодатель не считает нужным хотя бы как-то компенсировать эти расходы. В итоге из зарплаты «улетает» значительная часть денег. Должен ли работодатель покрывать расходы на питание при однодневной командировке или нет?

При однодневной командировке суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках).

Что касается сверхурочных в командировке. Одни эксперты считают, что работа за пределами восьмичасового дня в случае командировки не оплачивается. Другие считают, что количество сверхурочных часов сотрудников, направленных в командировку, следует определять так же, как и для прочих работников.

Суточные при однодневных командировках в 2019 году

Командировка на 1 день: оформление

В отличие от поездки на несколько дней, однодневная поездка предполагает, что работник добрался до места назначения, выполнил свою работу и вернулся домой в течение суток. Оформляется такая деловая поездка по общим правилам:

  • запрашивается согласие работника (если это оговорено в ТК РФ);
  • издается приказ о направлении на служебное задание;
  • выдается аванс на командировочные расходы.

Подробнее о процедуре оформления можно узнать из специального материала PPT.ru.

Командировка 1 день: суточные

На основании п. 11 Положения о командировках (Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749), за однодневные поездки по России суточные не выплачиваются. При этом законом не запрещено выдавать работникам определенные суммы на возмещение каких-то расходов в другой местности. Исходя из судебной практики, такие выплаты надо рассматривать как компенсационные, необходимые для покрытия расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей (см. Определение ВС РФ от 07.04.2017 № 310 КГ17-3888). В таком случае они не будут включаться в состав оплаты труда, а значит, страховые взносы и налоги с них не взимают (см. Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Если работник отправляется в другое государство, то ему надо выдать половину (50 %) от положенного размера суточных (п. 20 Положения о командировках). Обратите внимание: если речь идет о государственных и муниципальных служащих, то нормативы установлены в Постановлении Правительства от 26.12.2005 № 812 либо в нормативных актах регионального уровня. Частные компании устанавливают размер суточных самостоятельно. Но в пределах 2500 рублей могут не удерживать ни НДФЛ, ни страховые взносы. Все, что больше, подлежит налогообложению в общем порядке.

Командировка на один день, как оплачивается

Особых премудростей здесь нет. Если день, в который работнику придется выполнять служебное задание, будет рабочим (в соответствии с установленным в компании графиком), то он получает средний заработок. Если поездка состоялась в выходной, то платить надо по двойному тарифу. Другой вариант — можно работу оплатить по среднему, предоставив сотруднику дополнительный выходной.

Что еще положено командированному сотруднику

Традиционно за счет работодателя осуществляется оплата проезда — приобретение билетов либо расчет за топливо, если поездка на личном автомобиле. Также нужно быть готовым оплатить представительские или иные расходы, понесенные по разрешению и с ведома начальства.

Напомним, что организация вправе учитывать только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. Поэтому важно, чтобы работник сохранял все чеки, талоны, проездные билеты. В противном случае часть затрат ляжет на его плечи.

Если на расходы выдавался аванс, работник обязан отчитаться по полученным денежным средствам, потраченным за день поездки, в трехдневный срок. В случае вложения собственных средств работодатель обязан компенсировать расходы сотрудника. Если выданных денег оказалось больше, можно попросить вернуть остаток либо удержать его с ближайшей зарплаты.

Однодневная командировка

«Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение», 2013, N 8

Бывает, сотрудника изначально отправляют в командировку всего на один день. А порой случается так, что работник успевает выполнить задание и вернуться в тот же день. Особенно распространено это среди водителей, пренебрегающих отдыхом и предпочитающих возвратиться домой, пусть и к полуночи. Причем этот факт фиксируется в путевом листе, поэтому изначально установленный приказом двухдневный срок командировки сокращается до одного дня.

Между тем работникам производятся разного рода выплаты (возмещение расходов на проезд, доплата за командировку и др.). Насколько обоснованны такие выплаты и как они влияют на налоговые обязательства организации?

Однодневная командировка законна

Мнение о том, что срок командировки не может составлять один день, ошибочно. Как правило, его подкрепляют тем, что суточные при однодневных поездках не выплачиваются (п. 11 Положения N 749 ), значит, такая поездка не является командировкой. Однако это не так.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

[1]

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается любая поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Ограничение всего одно: служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому работодатель вправе установить длительность командировки в один день.

Примечание. Поездка работника в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения N 749).

В силу положений ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Открытый перечень таких расходов приведен в ст. 168 ТК РФ, из которой следует, что работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Читайте так же:  Наказание за движение по левой полосе дороги при свободной правой

При этом порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

С учетом изложенного правомерен следующий вывод: работодатель может направить работника в однодневную командировку и обязан возмещать ему связанные с поездкой расходы.

Налоги, страховые взносы Позиция судов

Понятно, что суммы возмещения затрат на проезд в однодневную командировку контролерам не удастся представить как необоснованные расходы, произведенные в пользу сотрудника. Поэтому доначислять налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы со стоимости билетов контролеры не пытаются.

А вот суммы, выплачиваемые взамен суточных, не остаются без внимания при проверках. Суды отменяют решения о доначислениях. Например, ФАС СЗО в Постановлении от 30.07.2012 по делу N А56-48850/2011 рассуждал так: организация, финансируемая не из федерального бюджета, вправе устанавливать нормы суточных, а также продолжительность служебной командировки в зависимости от выполнения поставленных задач (как на несколько часов, так и дней, недель, месяцев).

Поскольку спорные поездки сотрудников были непосредственно связаны с исполнением трудовых обязанностей, расходы, призванные компенсировать дополнительные расходы работников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), не подлежат обложению НДФЛ в соответствии со ст. 168 ТК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ.

Расходы на выплату суточных при отъезде в командировку и возвращении из нее в один и тот же день (для организаций, финансируемых не из федерального бюджета) соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ (документально подтверждены, связаны с производственной деятельностью и экономически оправданны), и, следовательно, могут уменьшать базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание! Судебное решение в этой части оставлено без изменения Постановлением Президиума ВАС РФ от 16.04.2013 N 15638/12.

В отношении НДФЛ Президиум ВАС сформулировал свою позицию еще в прошлом году — в Постановлении от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011. Суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.

Вместе с тем в силу положений ст. ст. 167 и 168 ТК РФ работнику возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Приказом по организации утверждено положение о служебных командировках, в соответствии с которым основанием для направления сотрудника в служебную командировку является командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия, определен размер возмещения — 150 руб.

Представленные в материалы дела командировочные удостоверения работников общества оформлены на один день, работники фактически возвращались из однодневных командировок в тот же день к месту своего постоянного жительства. Из авансовых отчетов работников, утвержденных руководителем (генеральным директором, директором по экономике), следует, что командированным было выплачено возмещение в размере 150 руб.

Согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 руб.

Таким образом, выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.

С учетом указанных обстоятельств правильным является вывод, что денежные средства (названные суточными), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, подлежащим обложению НДФЛ.

[3]

В отношении страховых взносов позиция ВАС тоже имеется. В Определении от 14.06.2013 N ВАС-7017/13 по делу N А65-27465/2011 высшие арбитры согласились с выводами нижестоящих судов, которые исходили из положений ст. ст. 166 и 168 ТК РФ, Федерального закона N 212-ФЗ (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9), а также учли правовую позицию ВАС, изложенную в Постановлении Президиума N 4357/12. В итоге было решено, что дело не подлежит передаче на рассмотрение в Президиум ВАС.

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Обратите внимание! Освобождение от НДФЛ и страховых взносов гарантируется при условии, что:

  • размер компенсационной выплаты не превышает 700 руб. в день (Постановление Президиума ВАС РФ N 4357/12);
  • работник действительно был направлен в командировку, то есть по распоряжению работодателя совершил поездку для выполнения служебного поручения вне места своей постоянной работы.

Известно, что для подтверждения факта командировки используются командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о результатах поездки, проездные билеты (путевой лист), журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки. Поэтому не нужно пренебрегать оформлением всех этих документов.

В дополнение к документам ВАС назовем несколько решений окружных судов (все они приняты в пользу организаций):

Официальное мнение контролеров

Минфин не возражает против признания выплаченных работникам при однодневных командировках сумм «несуточных» в целях налогообложения прибыли. Однако чиновники предупреждают, что основанием для их учета является не пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (расходы на командировки), а пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (иные обоснованные расходы). Об этом сказано в Письмах Минфина России от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953 и от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005.

Точка зрения финансистов в отношении НДФЛ представлена в Письме от 05.03.2013 N 03-04-06/6472. Согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ связанные с возмещением командировочных расходов выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы и т.д. То есть только суточные не требуют документального подтверждения их использования. Для освобождения от обложения НДФЛ выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, требуется документальное подтверждение произведенных расходов.

Читайте так же:  Восстановление госномера на авто

Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

При отсутствии документального подтверждения денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. — при нахождении в заграничной командировке.

Аналогичная позиция выражена в Письме Минфина России от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, а также Письме Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189, направленном нижестоящим налоговым органам Письмом ФНС России от 26.03.2013 N ЕД-4-3/[email protected] (размещено на сайте ФНС в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).

Писем, содержащих пояснения в отношении страховых взносов, автору найти не удалось. Вместе с тем, поскольку Минфин и ФНС, учитывая мнение ВАС, признали компенсационный характер «несуточных» сумм, считаем, что есть основания надеяться, что точка зрения чиновников Минтруда не пойдет вразрез с точкой зрения судов и финансового ведомства.

В соответствии с п. 5.19 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2012 N 610, письменные ответы на вопросы плательщиков страховых взносов на обязательное социальное страхование дает Минтруд.

О командировочном удостоверении

Выше мы обратили внимание на важность подтверждения факта состоявшейся однодневной командировки соответствующими документами, назвав среди прочих командировочное удостоверение. На этот счет имеется Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, в котором сообщается, что в настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован. Согласно п. 7 Положения N 749 командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке. Соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке. На основании изложенного с целью правильного документального подтверждения командировочных расходов, в том числе при исчислении налога на прибыль, при направлении работника в командировку продолжительностью не более одного дня допускается не оформлять командировочное удостоверение. Вместе с тем, отмечают чиновники, функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налоговой деятельности осуществляет Минфин.

Иными словами, специалисты Минтруда считают необязательным составление командировочного удостоверения, в том числе для целей обоснованности учета расходов при определении базы по налогу на прибыль. Однако признают, что разъяснять вопросы налогообложения вправе только Минфин.

В связи с тем что писем финансового ведомства по этой проблеме нет, а суды, анализируя правомерность доначислений, ссылаются на командировочные удостоверения как документ, подтверждающий факт поездки, считаем оформление данного документа целесообразным.

Подведем итог. Суммы, выплачиваемые взамен суточных при однодневных командировках, уменьшают базу по налогу на прибыль.

Минфин, ФНС и суды единодушны в том, что суммы, выплачиваемые взамен суточных при однодневных командировках, являются компенсационными и поэтому не облагаются НДФЛ.

Арбитры считают, что у организации не возникает обязанности уплачивать с них страховые взносы. Официальной позиции Минтруда по этому вопросу пока нет.

Наличие судебных актов на уровне ВАС гарантирует единообразие подхода судов к решению споров, возникающих между контролерами и предприятиями, в пользу последних.

Затраты на командировочные расходы в 2019 году

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Видео (кликните для воспроизведения).

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Читайте так же:  Как досрочно погасить автокредит

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

[2]

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

Читайте так же:  Как и где можно получить красивые номера на автомобиль

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
  • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
  • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
  • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

  • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
  • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Командировка на один день: оформление, положены ли суточные в 2019 году

Командировка на один день предполагает, что работник может в день служебной поездки вернуться к себе домой. В соответствии с этим отличают и компенсации, положенные работникам при однодневной командировке. В статье рассмотрим положены ли работнику суточные при однодневной командировке, а также порядок оформления служебной поездки на один день.

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (Читайте также статью ⇒ Командировка при испытательном сроке).

Важно! Срок поездки определяет работодатель, исходя из объема служебного поручения, его сложности и иных особенностей.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Суточные при однодневной загранкомандировке

В случае направления работника в загранкомандировку на один день, суточные ему положены. Однако размер их будет отличаться от размера суточных, выплачиваемых в загранкомандировках на несколько дней. Работнику выплачивают только 50% от этой суммы (Положение о командировках) (Читайте также статью ⇒ Командировка за счет принимающей стороны).

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

  • За проезд;
  • Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

  • Дальность поездки;
  • Каковы условия по транспортному сообщению;
  • Характер служебного задания;
  • Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

Читайте так же:  Маневрирование транспортного средства по пдд

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Командировка на один день: как оплачивается

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Источники


  1. Правоведение. Шпаргалка. — Москва: ИЛ, 2014. — 892 c.

  2. Подгорная, Л. И. Deutsche Geschichte in Biografien: Wissenschaft und Kultur / История Германии в биографиях. Наука и культура / Л.И. Подгорная. — М.: Каро, 2015. — 272 c.

  3. Скуратовский, М. Л. Подготовка дела к судебному разбирательству в арбитражном суде первой инстанции / М.Л. Скуратовский. — М.: Wolters Kluwer, 2018. — 200 c.
  4. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.
  5. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2018. — 352 c.
Однодневная командировка
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here