Какие документы при увольнении должен выдать работодатель

Полезная и понятная информация в статье: "Какие документы при увольнении должен выдать работодатель". Если в процессе чтения возникли вопросы, то задавайте их дежурному специалисту.

Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении

В день увольнения вы обязаны выдать работнику трудовую книжку, справку о зарплате, заверенные выписки из сведений по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и разд. 3 формы расчета по страховым взносам. Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах) нужно выдать, только если об этом есть заявление работника.

Выдавая трудовую книжку, учтите, что, если работника в день увольнения нет на работе, ему нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Выдачу всех документов рекомендуем зафиксировать. Так, если оформляли опись документов, то пусть работник поставит дату и подпись об их получении.

Как выдать трудовую книжку при увольнении работника

Как правило, трудовую книжку нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Если это сделать невозможно, то в этот день направьте ему уведомление о необходимости явиться или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. Об этом подробнее далее.

Если работник в последний день работы отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее почтой по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347). Рекомендуем направить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки (например, если отказался от ее отправки почтой), то выдайте трудовую книжку работнику на руки в течение трех рабочих дней со дня обращения. Поскольку обращение должно быть письменным, то обычно работник пишет заявление. Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, Письма Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347.

О получении трудовой книжки работник ставит подпись в графе 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в разд. XI личной карточки (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Какие сведения вносить в графы 12 и 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если работник не получал трудовую книжку лично, нормативно не урегулировано. Полагаем, что в графе 12 следует указать дату отправки уведомления о необходимости явиться или дать согласие на отправление трудовой книжки по почте, а графу 13 оставить незаполненной. Обязательно сохраните почтовые документы, в частности квитанцию об отправке письма.

В какой срок необходимо выдать трудовую книжку при увольнении

Как мы уже отметили выше, трудовую книжку обычно нужно выдать работнику на руки в последний день работы. А если вы направляли уведомление и работник дал вам согласие на отправку трудовой книжки по почте, то рекомендуем направить ее сразу после получения письменного согласия уволившегося работника, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Если работник обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки после увольнения, то выдайте ее не позднее трех рабочих дней со дня такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении

Заявление о выдаче трудовой книжки работник составляет в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Обычно работник пишет такое заявление, если не получил трудовую книжку в день увольнения и вы не высылали ему трудовую книжку по почте (например, работник не согласился на это). Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

При приеме такого заявления проверьте, чтобы в нем было выражено желание работника лично получить трудовую книжку, указана дата и подпись работника. Также работник может указать в заявлении желаемую дату получения трудовой книжки.

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении

В день увольнения выдайте работнику заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2 — 2.3, п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):

  • СЗВ-М. Порядок ее выдачи рассмотрим ниже;
  • СЗВ-СТАЖ;
  • ДСВ-3, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника;
  • расчета по страховым взносам, а именно разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» формы.

Выдать нужно именно выписку, а не форму в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете). Аналогичного мнения придерживаются представители ПФР (см., например, Письмо ГУ — ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361).

Также в день увольнения выдайте работнику некоторые справки.

Кроме этого, работник может потребовать выдать ему приказ об увольнении. В этом случае выдайте заверенную копию такого приказа в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, вы можете оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись о получении документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа . Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

Санкт-Петербург +7 812 467-31-19

Москва +7 499 938-55-47

Федеральный номер 8 800 511-38-53

Как и в какой срок выдать работнику СЗВ-М при увольнении

Как мы уже отметили выше, при увольнении работнику нужно выдать не саму форму СЗВ-М, а заверенную выписку из нее по уволенному работнику за месяц, в котором он увольняется. Такая выписка выдается на руки (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, Письмо ГУ — ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361).

Нормативно не урегулировано, что делать работодателю, если в день увольнения работник отсутствовал. Рекомендуем направить работнику уведомление, чтобы он явился за этим документом или согласился на отправку его почтой. А чтобы не подготавливать несколько уведомлений, полагаем, можно включить эту информацию в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой. Таким образом вы сможете доказать, что использовали все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из формы СЗВ-М увольняемому работнику.

Как оформить выписку из приказа об увольнении

Выписку из приказа об увольнении оформите в произвольной форме на бланке вашей организации, поскольку нормативно утвержденной формы нет (абз. 1 п. 1, п. 5 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Обычно ее делают, если в приказе об увольнении есть персональные данные нескольких работников (например, как в приказе по форме Т-8а).

Читайте так же:  Лишение водительских прав за выезд на встречную полосу

В выписке рекомендуем указать реквизиты приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (Ф.И.О., должность, подразделение (при наличии)), основание и дату увольнения, информацию о том, кто подписал приказ (должность, инициалы, фамилию).

Также вы можете скопировать в выписку нужный текст из приказа вместе со строками, таблицами, в которых расположен текст (например, если это приказ по унифицированной форме Т-8а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), поскольку нормативно это не запрещено.

Выписку из приказа заверьте надлежащим образом.


Обязан ли работодатель выдавать документы, если работник обратился за ними после увольнения

Да, обязан, если работник обратился с заявлением о выдаче документов, связанных с работой. Правила о выдаче документов, связанных с работой, распространяются на всех работников вне зависимости от статуса (уволенный или работающий).

Вы обязаны выдать копии таких документов в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Все документы должны быть заверены) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Во избежание споров с работником и претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем зафиксировать дату поступления заявления, например, в журнале входящей корреспонденции либо непосредственно на самом заявлении путем проставления специальной отметки.

Какие справки необходимо выдать работнику при увольнении

При увольнении работника вы обязаны выдать ему справку о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. Порядок ее выдачи рассмотрим ниже (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).

Другие справки выдайте в день увольнения, только если работник обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Обычно работники обращаются за следующими справками:

  • справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ);
  • Выдачу всех справок рекомендуем зафиксировать. Например, если вы составляли опись выдаваемых документов, то пусть работник распишется об их получении. Другой вариант: работник может написать расписку о получении документов.справка о среднем заработке для определения пособия по безработице (п. 2 ст. 3 Закона о занятости). Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в Письме Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421.

Как выдать работнику при увольнении справку по форме 182н (справку о заработной плате с предыдущего места работы)

Справку о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н, выдайте работнику в день увольнения на руки. Справку заверьте печатью организации (при наличии). Печать поставьте в нижнем левом углу справки так, чтобы она не закрывала подпись (п. п. 2, 7 Порядка выдачи справки о заработной плате).

Если в день увольнения выдать справку работнику не удастся, например, его не будет на работе, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме (п. 2 Порядка выдачи справки о заработной плате).

В какой срок выдается справка о доходах при увольнении работника

Справку о доходах выдайте работнику в день увольнения, если он написал об этом заявление (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Обязан ли работодатель выдавать справки, если работник обратился за ними после увольнения

Да, обязан, если работник обратится к вам с заявлением о выдаче справок, связанных с работой. Правила о выдаче документов, связанных с работой, распространяются на всех работников вне зависимости от статуса (уволенный или работающий).

Если работник обратится с заявлением о выдаче ему справок, о которых мы говорили выше, то выдайте их работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 3 Порядка выдачи справки о заработной плате, Письмо Минфина России от 21.06.2016 N 03-04-05/36096).

Во избежание споров с работником и претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем зафиксировать дату поступления заявления, например, в журнале входящей корреспонденции либо непосредственно на самом заявлении путем проставления специальной отметки.

Риски за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении вас, в частности, могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если отправите работнику трудовую книжку по почте без предварительного получения его согласия на это.

Кроме того, возможна материальная ответственность по ст. 234 ТК РФ — например, за задержку выдачи работнику трудовой книжки (абз. 2 п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Рекомендуем:

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Или позвоните нам по телефонам:
Санкт-Петербург +7 812 467-31-19
Москва +7 499 938-55-47
Федеральный номер 8 800 511-38-53

Увольнение с работы — какие справки требуется забрать у нанимателя

В прошлом году столкнулась я с неприятной ситуацией. По личным причинам пришлось сменить место жительства, а именно, переехать из Москвы в Питер. Увольняясь с работы, я, как и положено, забрала трудовую книжку и получила расчет. Все казалось безоблачным, и я даже не подозревала, что моя неинформированность в кадровых вопросах может привести к финансовым потерям.

Устраиваясь на новую работу, я предоставила труд. книжку, написала заявление, а потом и трудовой договор заверила подписью. Проработала около полугода и неожиданно заболела. Вообще, болеть ненавижу, но тут врач настоял, что надо недельку посидеть дома. Пока дома «отдыхала», позвонила мне наша бухгалтерша и спросила справку о зарплате с прошлого места работы. Разумеется, никто мне такой документ не дал, а я и не спросила, оказалось напрасно.

Не буду долго описывать, что было дальше, только скажу, что больничный мне посчитали по минималке и я лишилась нескольких тысяч рублей из-за отсутствия этого документа. В статье я расскажу о том, какие справки нужно забрать у работодателя при увольнении обязательно, какие документы выдает наниматель, а на что потребуется подавать заявление.

Что выдается уволенному сотруднику по месту занятости?

К сожалению, юридическая грамотность россиян находится на очень низком уровне и многие попросту не знают свои права. В частности, лишь единицы имеют представление о том, то по ст. 81.1 ТК РФ наниматель должен выдать уволившемуся сотруднику копии всех документов, имеющих отношение к занятости гражданина. На это отводится до трех суток, после того, как поступит письменное обращение от бывшего работника.

Поскольку речь идет о кадровых документах, то и оформляются они в соответствующем отделе. На маленьких предприятиях функции кадровика нередко выполняет сам руководитель или бухгалтер, поэтому для получения справок, труд.книжки и прочих бумаг следует обращаться к этим лицам.

Порядок увольнение — оформление документации

При завершении трудового сотрудничества, гражданин вправе обратиться к нанимателю и получить от него ряд документов. Что касается работодателя, то он обязан выдать бывшему работнику до 10-ти форм.

Некоторые бумаги оформляются в ходе завершения трудового сотрудничества с нанимателем:

  1. Сотрудник подает заявление на увольнение, после чего, наниматель обязан издать приказ по форме Т-8. Документ подписывается руководителем предприятия.
  2. Помимо приказа, сотруднику для прочтения передается личная карточка, где гражданин обязан поставить свою подпись.
  3. Кадровик делает соответствующую запись в труд. книжке строго по правилам. Директор ставит личную подпись.
  4. Все документы передаются уволенному лицу в последний день занятости.

Иными словами, в ходе процедуры завершения трудовой деятельности, уполномоченным лицом оформляются все необходимые бумаги.

Читайте так же:  Каков срок давности по штрафам гибдд

Что получает уволенный сотрудник от нанимателя?

Все бумаги, выдаваемые бывшему работнику, можно разделить на две группы. Есть ряд обязательных бумаг, которые выдаются непременно, в последний день занятости и список документов, которые предоставляются человеку по его письменной заявке. Составим таблицу:

Выдаются сразу По заявлению сотрудника
  • труд.книжка;
  • справка о заработке и других выплатах в формате 182Н.
  • приказы о поступлении на рабочее место, а также, о переводах;
  • бумаги о повышение;
  • труд. соглашение;
  • доп. соглашение, если такие бумаги составлялись;
  • мед.книжка;
  • приказ об завершении трудоустройства.

Важно добавить, что если приказы, трудовое соглашение и прочие документы выдаются в виде копий, то трудовая и медицинская книжка должны быть переданы бывшему сотруднику в оригинале. Если гражданин выступает в роли плательщика алиментов, то судебный приказ, который используется для этой цели, должен быть передан бухгалтером в службу судебных приставов в течение 3-ех суток. Обязательно составляется специальное уведомление с указанием адреса регистрации и места новой занятости.

[2]

Необходимые справки и прочие формы

Увольняясь с работы, человеку стоит помнить, что в дальнейшем, для исчисления различных пособий ему может потребоваться информация о среднем заработке. Для этой цели обязательно стоит взять по месту занятости.

Помимо основной справки, где содержится информация о заработке, выплатах, удержанных суммах, может потребоваться еще и форма о среднем заработке за последние 3-ри месяца. Эта форма необходима для постановки на регистрационный учет в ЦЗН. Если гражданин планирует выйти на пенсионный отдых, то нужно будет получить еще три справки.

Такие формы требуются при начислении пенсии сотруднику. Здесь важно отметить, что уволенный работник обязан составить расписку в получении бумаг или поставить подпись на втором экземпляре. Если по заявке было отказано в выдаче нужных бумаг, то бывший сотрудник вправе подать жалобу в труд.инспекцию, а затем в прокуратуру, поскольку, основания, не противоречащих закону, в такой ситуации быть не может.

Заключение

Завершить написанную статью можно следующими выводами:

  1. При завершении занятости по конкретному месту, гражданин вправе получить обязательные бумаги, а работодатель их выдать.
  2. Есть перечень форм и справок, обязательных к передаче, а также, ряд документов, которые выдаются исключительно по заявлению гражданина.
  3. Если документы не выдают, то гражданин может обратиться в надзорные ведомства и даже в суд.

Какие документы имеет право требовать работник у работодателя при увольнении по собственному желанию?

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

— трудовую книжку (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ);

— справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС России не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Форма справки и порядок ее выдачи утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н;

— документ, содержащий сведения о работнике, предусмотренные пп. 2 и 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 этого закона). Поскольку специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, следует использовать формы, предназначенные для представления тех же сведений в органы Пенсионного фонда РФ.

Эти документы выдаются работнику без его дополнительной просьбы об этом.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ). Кроме того, согласно части четвертой ст. 84.1 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Какие именно документы считать связанными с работой, в ст. 84.1 ТК РФ не поясняется. Из смысла ст. 62 ТК РФ, являющейся общей нормой трудового законодательства, следует, что к таким документам относятся приказ о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Данный перечень является открытым, в связи с чем работник вправе обратиться к работодателю с требованием о выдаче при увольнении любых копий документов (справок, выписок), содержащих информацию о его трудовой деятельности.

В качестве примеров документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению, можно привести:

— справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/[email protected] (п. 3 ст. 230 НК РФ);

— справку о среднем заработке за последние три месяца, которая в соответствии с п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» требуется гражданам для получения статуса безработного.

Оба документа по своей природе являются видами справки о заработной плате, упоминаемой в ст. 62 ТК РФ.

Отметим, что ст. 84.1, в отличие от ст. 62 ТК РФ, не отводит работодателю какого-либо специального срока для выдачи работнику документов, связанных с работой. По смыслу закона при увольнении все копии и справки, указанные работником в заявлении, выдаются ему вместе с трудовой книжкой.

Согласно части шестой ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пунктом 2 Порядка выдачи справки о сумме заработка предусмотрена аналогичная норма: при невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

Полагаем, такой порядок применим и ко всем прочим документам, обязанность по выдаче которых в день увольнения возникла у работодателя в силу прямого указания закона или на основании поданного работником заявления.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цезарева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

24 сентября 2015 г.

Видео (кликните для воспроизведения).

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Справки при увольнении

Главный документ, который работодатель обязательно должен выдать работнику в день увольнения, это его трудовая книжка. Но кроме того по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.

Какие справки выдаются при увольнении работника

Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации.

Читайте так же:  Договор лизинга автомобиля - особенности оформления

Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице. Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ).

Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.

Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»

Кроме прочих справок с места работы при увольнении работнику должны быть предоставлены персонифицированные сведения, касающиеся взносов, начисленных с его заработной платы и иных вознаграждений, а также сведения о стаже (п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ). В связи с этим работнику выдается:

  • раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/[email protected] ) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату его увольнения;
  • форма СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п) за месяц увольнения работника, содержащую сведения только о нем;
  • форма СЗВ-СТАЖ.

А если ваш работник увольняется в связи с выходом на пенсию, то он также может попросить у вас предоставить сведения о его стаже по форме СПВ-2 . Ее надо будет направить в ПФР, а копию передать работнику.

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов


1. Трудовая книжка

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Как подтвердить, что работник получил документы

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

Какие справки должен выдать работодатель при увольнении работника

Работник может требовать все документы, которые имеют отношение к его трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель обязан выдать все требуемые документы в течение 3-х дней после получения письменного уведомления от работника.

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

  • справку о доходах сотрудника у этого работодателя;
  • выписку из трудовой книжки;
  • другие документы, которые имеют отношение к осуществлению трудовой деятельности у этого работодателя;

а также копии следующих документов:

  • приказа о приёме на работу;
  • приказа об увольнении;
  • приказов о повышении работника в должности;
  • приказов о применении к работнику дисциплинарных взысканий.

[1]

Работник имеет право требовать эти документы не только при увольнении, но и в любое другое время.
Документы выдаются по письменному заявлению работника. Заявление пишется на имя работодателя и подаётся непосредственно работодателю или в отдел кадров. Заявление должно быть принято и зарегистрировано в соответствии с порядком.

Чтобы перестраховаться, работнику лучше написать 2 экземпляра заявления. На втором экземпляре нужно поставить отместку о приёме, а также номер входящего документа и подпись лица, принявшего заявление. Работодатель не имеет права не выдать работнику требуемые справки при увольнении и копии документов.
На каждой копии документа должна стоять печать «копия верна», печать работодателя и его подпись.

Все копии документов выдаются работнику в отделе кадров. Только справка по форме 2-НДФЛ выдаётся в бухгалтерии. Поэтому для получения этой справки, необходимо писать новое заявление. Выдача справки о доходах регламентирована п. 3 ст. 230 НК РФ.
Выдаётся эта справка, как правило, для предоставления работнику налоговых вычетов у нового работодателя. В этой справке указаны суммы начисленного и удержанного налога, чтобы новый работодатель не ошибся при предоставлении вычетов.

В п. 2 ст. 4.1 Закона № 255 сказано, что работодатель также обязан выдать увольняющемуся работнику справку о сумме заработка за последние 2 календарных года. Эта справка необходима для корректного расчёта у нового работодателя выплат по больничному листу в связи с нетрудоспособностью или материнством.

Эта справка также выдаётся в течение 3 календарных дней по письменному заявлению работника. Но работник может не писать заявление. Эта справка выдаётся в любом случае. Её невыдача считается нарушением законодательства по обязательному социальному страхованию.

Читайте так же:  Особенности растаможки авто при ввозе в россию

Если работник после увольнения не выходит на новую работу, то он может попросить у работодателя справку о среднем заработке за последние 3 месяца. Эта справка необходима, если работник планирует встать на учёт в центр занятости.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены. Остается только выдача документов при увольнении, по собственному желанию или по другой причине оно происходит, порядок одинаковый. В какой срок это надо сделать и как правильно оформить?

Запись в трудовой книжке

Прежде чем отдавать документы на руки работнику, их следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись в книжке о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно указывается статья, по которой уволен работник, и ее часть.

Кроме содержания, существуют общие правила оформления:

  • записи пронумерованы;
  • дата написана без точек;
  • указан документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
  • информация заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности и круглой печатью (если организация ее использует).

После того, как оформление закончено, работника обязаны ознакомить с данными под личную подпись. Все это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Расчет и выдача книжки на руки работнику

Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:

  • ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
  • оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
  • справка о сумме заработка за последние два года;
  • сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).

[3]

Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг — копии приказов о приеме на работу, о переводах и т. д.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует, и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать документы. В этом же уведомлении может содержаться запрос на разрешение направить книжку почтой. Если такое разрешение не получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК.

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК.

Ответственность организации

Если руководство организации забыло, что выдача трудовой книжки при увольнении — это его прямая обязанность, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. В этом случае переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения трудового договора является фактический день выдачи на руки документов. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. П режняя запись в книжке о дате прекращения действия контракта становится недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.

Какие документы нужны при увольнении

Трудовая книжка

О том, какие документы при увольнении должен выдать работодатель в 2019 году уходящему сотруднику, можно узнать из Трудового кодекса Российской Федерации. В первую очередь трудовая книжка.

Запись о расторжении контракта вносится в нее в день увольнения сотрудника, тогда же выдается документ о стаже. В нем указывается обоснование ухода (смотри ст. 77 ТК РФ ), номер приказа об увольнении и дата. Внесенные сведения заверяются печатью организации. Кадровик обязан ознакомить увольняющегося с внесенными сведениями. Факт ознакомления подтверждается подписью. При заполнении следует придерживаться инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Если по каким-то причинам работник не смог получить на руки трудовую книжку при увольнении, то, по его согласию, документ можно отправить почтой. Важно помнить, что письмо должно быть с описью вложения и желательно с уведомлением о вручении, чтобы убедиться, что экс-работник получил бумаги. Что касается описи, то ее составлять обязательно. Это позволит в случае судебных разбирательств доказать, что работодатель выполнил свою обязанность и отправил документ. Необходимость составления описи, как способ обезопасить себя от выплаты компенсации за задержку или невыдачу трудовой книжки, подтверждается и судебной практикой. Одно из последних показательных решений на этот счет — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. По решению суда, работник получил компенсацию от работодателя за то, что не получил трудовую. Работодатель настаивал, что письмо с документами отправил, предоставил квитанцию об отправлении, но поскольку описи вложения не было, суд заявил, что нет доказательств отправки почтой именно документа о стаже.

ЛМК — личная медицинская книжка

В случае если при приеме на работу сотруднику требовалась медицинская книжка, то при увольнении работодатель должен вернуть ее. Список сфер деятельности, при осуществлении которых необходимо медицинское освидетельствование, регулируется ТК РФ, актами Роспотребнадзора и некоторыми другими локальными нормативными актами.

В медицинской книжке содержатся данные о состоянии здоровья сотрудника. Делать какие-либо записи в медкнижке работодателю строго запрещено. Факт передачи ЛМК (как и трудовой книжки) обязательно должен быть зафиксирован в специальном отдельном журнале учета, хранящемся в отделе кадров.

Справка 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ отражаются сведения об источнике дохода сотрудника, его зарплате и удержанных налогах. Выдается за определенный период (обычно за год). Ниже представлен образец формы, которую необходимо выдать работнику за 2017 и более ранние годы.

Если работник обращается за справкой, в которой содержатся данные за 2018 год, то необходимо пользоваться иной формой, утвержденной Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected] Она немного отличается от той, которую работодатели подают для отчетности в налоговые органы.

Обе формы содержат следующие разделы:

  • сведения о работодателе (наименование, реквизиты);
  • данные сотрудника;
  • доход, облагаемый по базовой 13 % ставке, помесячно;
  • стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты с кодами;
  • общая сумма доходов, вычетов и удержанных налогов.

Срок оформления справки, согласно статье 62 ТК РФ , не может превышать 3 дней со дня подачи заявки. Она должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации. Оформляет такие справки при увольнении работника в 2019 году бухгалтер организации.

В список документов при увольнении работника в 2019 году входит справка СЗВ-М, содержащая сведения о страховых взносах, которые работодатель перечислял в ПФР, от которых зависит будущая пенсия работника.

Такая справка выдается по запросу любого сотрудника в срок не более 5 дней. Если же человек увольняется, организация обязана предоставить ему этот документ в день ухода без специальных запросов (п. 4 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27). Сведения о застрахованных лицах указываются на бланке, утвержденном ПФР в Постановлении от 01.02.2016 № 83н. В эту форму также включаются сведения за месяц, в котором сотрудник уходит.

Обходной лист

Чтобы ответить на вопрос, еще какие документы нужны при увольнении, необходимо упомянуть про обходной лист. Этот своеобразный последний отчет необходимо предоставлять в отдел кадров накануне увольнения в заполненном виде. Обходной лист представляет собой перечень внутренних структур организации. В нем должны расписываться руководители отделов, подтверждая, что не имеют к этому работнику каких-либо материальных и имущественных претензий. Иногда трудящимся сообщают, что они не будут уволены, пока не предоставят работодателю заполненный документ. На самом деле обходной лист не входит в официальный пакет документов при увольнении сотрудника в 2019 году, и в ТК РФ о нем нет вообще никаких упоминаний.

Читайте так же:  Снятие машины с учета в гибдд

Документооборот при увольнении по желанию одной из сторон

Статья 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации подробно разъясняет, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2019 году обязан работодатель. В упомянутой статье определяется порядок осуществления процедуры увольнения, подробно перечисляется состав пакета обязательных бумаг, необходимых справок и заявлений, которые должен получить каждый уходящий работник. Комплектность документов, составляемых при увольнении, напрямую зависит от того, каким образом и по какой причине работник был уволен. Давайте рассмотрим наиболее распространенные случаи и разберемся, при увольнении какие выдаются документы на руки сотруднику в 2019 году.

Увольнение по собственному желанию работника

Какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2019 году по собственному желанию, указано в ст. 80 ТК РФ . Заявление об уходе работник должен передать руководителю за 2 недели до даты последнего рабочего дня.

В указанный день выходит приказ о расторжении трудового договора, с которым увольняемый знакомится под подпись. При уходе сотрудник получает:

  • справку 2-НДФЛ;
  • справку о зарплате за три месяца;
  • справку 182н о среднем заработке, необходимую в некоторых случаях, чтобы получить пособие;
  • СЗВ-М.

Также выдается расчетный лист с указанием удержаний и компенсаций (например, за неиспользованный отпуск).

В течение двух недель до увольнения работник может отозвать заявление, и работодатель обязан восстановить его в должности, если официально она еще свободна.

По инициативе работодателя

Для того чтобы разобраться, какие документы выдаются при увольнении работника в 2019 году при разрыве трудовых отношений в одностороннем порядке по инициативе работодателя, в ТК РФ предусмотрена специальная отдельная статья. Работодатель не вправе самостоятельно устанавливать порядок этой процедуры. Подобная ситуация может сложиться по разным причинам: как в результате полной или частичной ликвидации организации-работодателя, так и по вине работника — из-за нарушений трудовой дисциплины. В статье 81 ТК РФ приводится подробный список, согласно которому при увольнении работника по инициативе работодателя бухгалтер и отдел кадров подготавливают соответствующий ситуации пакет документов.

Сокращение штата организации

Уволить сотрудника по сокращению штата организации можно, если нет возможности перевести его с письменного согласия на другую вакансию у работодателя. При отказе работника от перевода для увольнения оформляются следующие документы:

  1. Приказ о сокращении численности штата организации.
  2. Письменное уведомление работника о сокращении.
  3. Уведомление органов занятости (за 2 месяца, если увольнения массовые — за 3).
  4. Письменный отказ подчиненного от другой должности (если при сокращении штатов остаются вакансии).
  5. Приказ, оформленный по унифицированной форме № Т-8.
  6. Запись в трудовой книжке с указанием, что работник уволен по сокращению штатов.
  7. Оформляется личная карточка по форме № Т-2.

Ликвидация организации

При прекращении деятельности организации-работодателя каждый сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до увольнения ( ст. 180 ТК РФ ). Уведомление о ликвидации юрлица и расторжении трудового договора предоставляется в двух экземплярах. На бланках должна стоять дата и подпись сотрудников. В случае отказа подписать данный документ составляется акт в присутствии свидетелей, подтверждающих, что извещение об увольнении было получено работником. Далее оформляется приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8. В трудовой книжке указывается, что работник уволен в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности ИП. Соответствующая информация вносится в личную карточку по форме № Т-2.

Грубое нарушение трудовой дисциплины

Работодатель может уволить сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. В этом случае, не тратя время, оформляем:

  1. Запрос на предоставление письменных объяснений.
  2. Приказ о дисциплинарном взыскании. Перед изданием приказа нужно убедиться, что оформлены предваряющие документы: акты, служебные записки, объяснительная от нарушителя либо акт об отказе ее предоставить. Когда все условия соблюдены, приказ о применении дисциплинарного взыскания выдается работнику на подпись.
  3. Приказ о прекращении трудового договора, оформленный по форме № Т-8 (основанием является приказ о дисциплинарном взыскании).
  4. Запись в трудовой книжке с указанием, что увольнение связано с нарушением дисциплины.
  5. Отметка в личной карточке по форме № Т-2.

По соглашению сторон

Теперь речь пойдет о том, какие следует оформлять документы при увольнении по соглашению сторон. Такие случаи регламентируются ст. 78 ТК РФ . Наиболее значимым документом в этой ситуации является соглашение сторон о расторжении трудового договора. Как правило, это дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах — по одной копии для каждой стороны.

После подписания соглашения оформляется приказ по форме Т-8 с отметкой о том, что действие контракта прекращается на основании пункта 1 части 1 статьи 77 ТК. Аналогичное основание будет указано в трудовой книжке работника и в его личной карточке.

Если работник отсутствует в день увольнения

Иногда сотрудник не может быть на месте в последний рабочий день. При невозможности вовремя осуществить получение подписей и выдать документы при увольнении 2019 года необходимо в тот же день отправить почтой уведомление о необходимости явиться за личной документацией. Сделать это нужно заказным письмом с подтверждением вручения. Квитанцию об оплате письма с описью вложения следует сохранить. Расчет и перевод денежных средств на карту работника необходимо произвести так, чтобы дата перевода совпала с датой его последнего рабочего дня. На бланке приказа, где должна стоять личная подпись увольняемого, делается пометка, что нет возможности довести содержание до адресата из-за отсутствия последнего на месте в день увольнения.

Ответственность работодателя

В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей. В сумму до 50 000 рублей может обойтись компании отказ в выдаче любых справок из упомянутых выше. Также руководителю может грозить проверка трудовой инспекции.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.

Источники


  1. Колюшкина, Л.Ю. Теория государства и права / Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и К°, 2012. — 579 c.

  2. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект); Юрайт — М., 2014. — 885 c.

  3. Герасимова, Л.П.; Зубко, Ю.А. Шпаргалка по коммерческому праву; Аллель-2000, 2011. — 167 c.
  4. Владимиров Л. Л. Е. Владимиров. Защитительные речи и публичные лекции; Издание П. В. Каменского — М., 2010. — 497 c.
  5. Миронов Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн; Книжный мир — М., 2015. — 672 c.
Какие документы при увольнении должен выдать работодатель
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here